Komunikace o potřebách bezpečnosti práce - Důležité otázky a odpovědi

OBSAH

• ISO 45001 - norma vyžaduje komunikaci
• Co znamená norma ISO 45001 pod pojmem komunikace?
• Existuje zastřešující požadavek normy na komunikaci?
• Kdo musí komunikovat?
• Jaké právní povinnosti je třeba dodržovat?
• Musí být moje společnost připravena na mimořádné události?
• Kdy komunikace funguje?
• Porozumění informacím - jak to může organizace zajistit?
• Co je interní komunikace - a co je externí komunikace?
• Bezpečnost a ochrana zdraví při práci potřebuje komunikaci - závěr
• Poznámka: Norma ISO 45001 nahradila normu BS OHSAS 18001.

ISO 45001 - norma vyžaduje komunikaci

V březnu 2018 byla po pěti letech vývoje poprvé zveřejněna norma ISO 45001. Jejím záměrem je: Záměrem bylo učinit práci znatelně bezpečnější díky uplatňování mezinárodní normy pro "bezpečnost a ochranu zdraví při práci" (BOZP). Jejím cílem je umožnit podnikům včas identifikovat a minimalizovat rizika poškození zdraví zaměstnanců, nehod a úrazů. Klíčovou roli přitom hraje interní a externí komunikace organizace.

Aby byla komunikace v rámci systému řízení BOZP v souladu s normou, musí vaše společnost definovat, zavést a udržovat vhodný proces. Pomocí tohoto komunikačního procesu musí být především stanoveno, o čem , kdy, s kým a jak se komunikuje, a to jak interně, tak externě. Důležitým aspektem je přitom dodržování zákonných povinností a zohlednění vašich relevantních zainteresovaných stran. Odkazy na další kapitoly norem - zejména na kapitolu 8.2 "Havarijní plánování a reakce" - ilustrují, kde hraje interní a externí komunikace důležitou roli.

Základní požadavky na komunikaci jsou popsány v kapitole 7.4. Další požadavky týkající se povinnosti informovat a témat relevantních pro komunikaci naleznete v následujících kapitolách norem:

• Pochopení organizace a jejího kontextu (4.1).
• Pochopení potřeb a očekávání pracovníků a dalších zainteresovaných stran (4.2).
• Vedení a angažovanost (5.1)
• Identifikace nebezpečí a hodnocení rizik a příležitostí (6.1.2)
• Stanovení právních a jiných požadavků (6.1.3)
• Plánování opatření (6.1.4)
• Připravenost na mimořádné události a reakce na ně (8.2)
• Hodnocení shody (9.1.2)
• Incident, neshoda a nápravná opatření (10.2)

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci a komunikace - klíčové otázky a odpovědi

Úspěch systému řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci závisí na vedení, angažovanosti a chování všech hierarchických úrovní a funkcí v podniku. Zásadní roli hraje také komunikace. Andreas Ritter, odborník na normy DQS a dlouholetý auditor pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci, odpovídá na důležité otázky týkající se komunikace v normě ISO 45001.

Co se rozumí komunikací podle normy ISO 45001?

Oproti očekávání kapitola 3 "Termíny" neobsahuje definici pojmu "komunikace". Co přesně pod ní norma chápe, je jasné až v kontextu požadavků - a pak také velmi konkrétně:

Znalost této skutečnosti může být pro pochopení některých standardních požadavků docela užitečná.

Informace tedy musí přijít spolehlivě, že?

Ano. Typické je například znění následující pasáže z kapitoly 7.4: "Organizace musí zajistit, aby informace o BOZP, které mají být sděleny, byly v souladu s informacemi vytvořenými v rámci systému řízení BOZP a aby byly spolehlivé.". Je zřejmé, že se jedná pouze o sdělování informací o BOZP, nikoliv o jejich sdílení.

Existuje nadřazený standardní požadavek na komunikaci?

Požadavek definovat, zavést a udržovat vhodný komunikační proces je jistě zásadní. To zahrnuje zejména ústřední určení,

• O čem
• Kdy
• S kým a
• Jak

se komunikuje. Je však zajímavé, že v normě o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci marně hledáme požadavek "kdo" komunikuje. Odpovědi na tuto otázku lze nalézt pouze pomocí opačného závěru, který je zcela odlišný od normy řízení kvality ISO 9001:2015.

Komunikace v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci: Kdo musí komunikovat?

V normě ISO 45001: 2018 není výslovně definováno, kdo komunikuje. Je tedy třeba učinit obrácený závěr: z požadavku normy specifikovat, "s kým" má interní komunikace probíhat a za jakých okolností, vyplývá kvazi automaticky, "kdo" tento úkol "vysílání" závazně přebírá.

Fungující komunikační proces v zásadě vyžaduje koordinační orgán, například útvar pracovníků "krizové komunikace". Vyžaduje také okamžitě dostupné informace o tom, kdo a na jakém místě ve firmě komunikuje.

Krizová komunikace - není to v podstatě o průmyslových haváriích?

Přesně tak. Vhodná komunikace je základním předpokladem záměru dále snižovat počet havárií. A na to se nesmí zapomínat: Zejména zde existují také právní požadavky, a tedy právní povinnosti organizace, které je bezpodmínečně nutné splnit, a to i nad rámec normy BOZP.

Jaké právní povinnosti je třeba dodržovat?

V případě mimořádné události je často třeba zalarmovat záchranné složky. Jasně definované postupy varování mohou zúčastněným zachránit život. Je důležité, aby nejen specialista na bezpečnost práce, ale i zaměstnanci věděli, co mají podrobně dělat.

ISO 45001 - Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

Identifikace, minimalizace a optimální předcházení rizikům poškození zdraví a úrazů zaměstnanců? Vhodným základem pro to je certifikovaný systém řízení podle normy ISO 45001.

Některé havarijní situace, jako je únik škodlivých látek po výbuchu nebo nesprávná manipulace s nebezpečnými látkami, vyžadují nejen rychlé a koordinované vyrozumění záchranných složek. Obvykle také vyžadují okamžité vyrozumění příslušných orgánů. V takových případech může být ohrožena i ochrana a bezpečnost veřejnosti.

Bezpečnost práce a komunikace: Kde jsou organizační rizika?

Pokud existuje ohlašovací povinnost, musí podnik přesně vědět, které orgány musí být informovány a na základě jakých specifikací. To však není vše. Pokud tato mimořádná situace tragicky skončí smrtí, musí zaměstnavatel neprodleně podat hlášení o úrazu sdružení pro pojištění odpovědnosti zaměstnavatelů - to vše se mimochodem dotýká i tématu "příslušných zainteresovaných stran".

Ten, kdo je ve firmě za takové hlášení odpovědný, obvykle nemá čas na zdlouhavé zjišťování, komu a jakým způsobem je třeba co hlásit. Pokud je nehoda nahlášena příliš pozdě nebo na nesprávné místo, nevyhnutelně to bude mít právní důsledky.

Kdo další musí být v případě havárie informován?

V právě popsané havarijní situaci myslete nejen na zaměstnance a odpovědné orgány. Pravdivě informovány musí být nebo chtějí být informovány i další příslušné zainteresované strany, například policie, státní zastupitelství a tisk. Důležitý je také vhodný styl komunikace. Kompetentní osoby musí být schopny odpovědět na otázky těchto zainteresovaných stran, aby nedošlo ke zveřejnění nepravdivých zpráv, které by mohly poškodit vaši společnost.

Musí být moje společnost připravena na mimořádné události?

Určitě, stačí se podívat do kapitoly 8.2 normy "Připravenost na mimořádné události a reakce na ně". Zde se požaduje, aby se společnost připravila na možné havarijní situace na základě definovaného komunikačního procesu tak, aby byla možná plánovaná reakce. Důležitou roli zde hraje také kapitola 6.1.2.1 "Identifikace nebezpečí". Z těchto odkazů v rámci normy je zřejmé, jak důležitá je správná komunikace.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci: Kdy komunikace funguje?

Obecně lze říci, že komunikace v systému řízení SGA plní svůj účel, když si komunikační partneři vzájemně rozumí, resp. všichni adresáti informací SGA snadno pochopí jejich obsah. Norma ISO 45001 proto klade velký důraz na to, aby organizace zohlednila aspekty, které by mohly vzájemné porozumění narušit nebo mu dokonce zabránit - norma v této souvislosti zmiňuje i aspekty rozmanitosti.

Co jsou to aspekty rozmanitosti?

"Rozmanitost lidí" je velmi důležitým aspektem, například s ohledem na schopnosti a možnosti lidí, související s pohlavím, jazykem, kulturou, gramotností, postižením atd. V praxi to znamená, že informace o BOZP musí být napsány tak, aby jim rozuměl každý zaměstnanec.

To se týká i zaměstnanců s omezenou schopností číst nebo těch, kteří neznají jazyk, v němž je sdělení napsáno. Nakonec může být nutné příslušné informace o BOZP předat ústně nebo přeložit.

Porozumění informacím - jak to může organizace zajistit?

V první řadě musí zavést vhodné komunikační procesy, tj. procesy, které odpovídají standardům, a to podrobně s konkrétními pracovními pokyny a instruktážemi. Norma SGA také klade řadu požadavků na obsah komunikace a na samotné komunikační procesy. Je třeba zohlednit právní a jiné povinnosti organizace, stejně jako názory a potřeby externích zainteresovaných stran.

Jaké jsou potřeby externích zainteresovaných stran?

Znamená to například, že sdělované informace SGA musí být věcně formulované, věrohodné, konzistentní, úplné a samozřejmě spolehlivé. Kromě toho musí odpovídat potřebám adresátů a měla by být také transparentní, například pokud jde o otázku, jak sdělení vzniklo. Naopak relevantní vyjádření nebo podněty zaměstnanců, alespoň pokud se týkají systému řízení SGA, musí podnik zohlednit, a to formou odpovídající reakce.

Co je interní komunikace - a co je externí komunikace?

Dá se to shrnout asi takto: Interně musí probíhat komunikace mezi různými úrovněmi a funkcemi, pokud jde o informace relevantní pro SGA a změny v systému řízení SGA. Zaměstnanci musí mít mimo jiné možnost podílet se na neustálém zlepšování systému řízení SGA. Externí komunikace se naproti tomu zaměřuje na komunikaci nebo sdělování relevantních informací o SGA vnějšímu světu s ohledem na zákonné povinnosti a další požadavky.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci potřebuje komunikaci - závěr

Co se komunikuje interně a externě, kdy, s kým a jak? Jakou roli hrají vedoucí pracovníci při objasňování významu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v každodenních činnostech? Jaké možnosti mají zaměstnanci k předávání informací o rizicích a skoronehodách? Jakým způsobem je zapojen specialista na bezpečnost práce nebo bezpečnostní technik?

To vše musí vaše společnost definovat v souladu s normou DIN EN ISO 45001, aby komunikace skutečně proběhla. Procesy a postupy v provozní komunikaci, stejně jako pokyny a kontrolní seznamy bezpečnosti práce, musí být věrohodné, úplné, spolehlivé a srozumitelné pro všechny zúčastněné - klíčové slovo rozmanitost. V externí komunikaci jde také o dodržování zákonných povinností, například při havarijním plánování a reakci na mimořádné události.

Přímá komunikace, osobní rozhovory a v případě potřeby dotazování se, zda jsou tvrzení pochopena - z toho vyplývá, že odborník na normy Andreas Ritter dospěl k závěru, že výměna a poskytování informací je klíčovým faktorem pro zvýšení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci ve firmě.

Poznámka: Norma ISO 45001 nahradila normu BS OHSAS 18001.

Dne 30. září 2021 byla britská norma OHSAS 18001, která je pro řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci relevantní již více než 20 let, nahrazena normou ISO 45001.

Organizace, které mají certifikovaný systém řízení, jsou obecně obeznámeny s postupem nahrazení a přechodnými obdobími stanovenými Mezinárodním akreditačním fórem (IAF). Stejně jako v případě revize norem ISO 9001 a ISO 14001 bylo pro přechod na novou normu stanoveno tříleté přechodné období. Jeho konec byl původně naplánován na 11. března 2021, ale IAF jej prodloužilo o šest měsíců kvůli pandemii Covid 19. Nyní všechny certifikáty podle normy BS OHSAS 18001 pozbyly platnosti. Stará norma byla nahrazena.

DQS v zásadě ještě loni prováděla certifikace podle staré normy - ale pouze do 30. září 2020. Po tomto datu již nebyly finanční náklady na certifikaci opodstatněné.

DQS - správný partner od samého začátku

Zavedení systému řízení SGA na míru vaší společnosti je perspektivní způsob, jak si vybudovat důvěru a rozšířit možnosti na trhu. Úspěšné společnosti vidí v certifikaci také příležitost k jasnějšímu rozpoznání rizik a potenciálu díky neutrálnímu, nezávislému pohledu zvenčí.

DQS byla založena v roce 1985 jako první certifikační společnost v Německu. Od té doby patříme mezi přední světové specialisty na audity a certifikaci. Naši zakládající partneři DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) a DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) jsou stále důležitými partnery pro vzdělávání a školení i normalizační činnost.