Leveranciers beoordelen op duurzaamheidsaspecten - de zes belangrijkste vragen

INHOUD

• Succesfactor leveranciersmanagement
• Duurzame leveranciersevaluatie - noodzaak of illusie?
• Leveranciersevaluatie: zes vragen, zes antwoorden
• Hoe ziet een criteriacatalogus voor leveranciersevaluatie eruit?
• Leveranciersevaluatie: een inleiding in 8 stappen
• Tip: ISO 9001-eisen voor leveranciersevaluatie
• Leveranciersevaluatie onder duurzaamheidsaspecten: conclusie
• DQS: wat wij voor u kunnen doen

Leveranciersmanagement als succesfactor

In het licht van de globalisering koppelen bedrijven hun leveranciersmanagement steeds meer aan de upstreamstadia van de toeleveringsketen. Deze complexe structuren vereisen professioneel beheer over alle toeleveringsniveaus heen. Van de aankoop tot de verwijdering van producten en de verwerking van recycleerbare grondstoffen moeten belangrijke beslissingen worden genomen, in het bijzonder met betrekking tot

• de selectie van leveranciers
• Leveranciersplanning
• Integratie van leveranciers
• Evaluatie van leveranciers
• Ontwikkeling van leveranciers

Dit maakt de juiste selectie, evaluatie en kwalificatie van geschikte leveranciers tot de doorslaggevende concurrentiefactor bij wereldwijde inkoop. Hoe zorgvuldiger en duurzamer uw onderneming omgaat met leveranciersmanagement, des te meer voordelen zal dit opleveren - voor uw organisatie, uw klanten en uw leveranciers.

De juiste selectie, evaluatie en kwalificatie van geschikte leveranciers is dan ook een doorslaggevende concurrentiefactor bij wereldwijde inkoop. Hoe zorgvuldiger en duurzamer uw onderneming omgaat met leveranciersmanagement, des te meer voordelen levert dat op - voor uw organisatie, uw klanten en uw leveranciers.

Waar de voordelen echter snel zichtbaar worden, is het ook belangrijk rekening te houden met veiligheidsaspecten. Dit geldt voor branchespecifieke regelgeving en criteria, maar ook voor nationale en internationale wetgeving. Als u daar centrale aspecten als compliance management en risicomanagement aan toevoegt, wordt duidelijk waarom leveranciersbeoordeling met integratie van CSR-aspecten* een strategische beslissing is voor blijvend succes.

* Corporate Social Responsibility, kortweg "CSR", is de maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties in de zin van duurzaam ondernemen.

Duurzame leveranciersevaluatie - noodzaak of illusie?

Organisaties die hun potentiële leveranciers willen evalueren op het vlak van duurzaamheid, moeten niet alleen de talrijke facetten van ecologische, economische en sociale aspecten met hun vele verschillende interpretaties aanboren, maar ook de structuren en mechanismen begrijpen die op de markt heersen.

Hoewel referenties en gidsen over duurzaamheid zich concentreren op enkele bronnen, zoals die van de IAO, de OESO of het VN-Handvest voor de Mensenrechten, is er op de markten een verscheidenheid aan internationale duurzaamheidsinitiatieven en -normen en oplossingen van de industrie tot stand gekomen. Wat de kwestie van duurzaamheid in het leveranciersbeheer bemoeilijkt, is het feit dat de verschillende normen elkaar over het algemeen niet erkennen.

De belangrijkste vragen hier zijn:

• Welke duurzaamheidskwesties zijn relevant?
• Welke afzonderlijke criteria, methoden en instrumenten zijn geschikt voor de beoordeling van leveranciers?
• Hoe worden de resultaten geëvalueerd?

Leveranciersevaluatie: zes vragen, zes antwoorden

1. Wat zijn de voordelen van leveranciersbetrokkenheid?

De voordelen van een duurzame evaluatie en gerichte integratie van leveranciers in uw eigen waardecreatieprocessen liggen voor de hand: door nauw samen te werken met uw leveranciers in een geest van vertrouwen, kunt u

• De constante kwaliteit van uw producten verzekeren
• Efficiëntie bij inkoop en aanbesteding waarborgen
• De leveringscapaciteit en de naleving van leveringstermijnen garanderen
• Financiële schade en imagoverlies voorkomen
• Uw sociale en ecologische verantwoordelijkheden nakomen
• Risico's en compliance-overtredingen beperken
• De klantentevredenheid en klantentrouw verhogen
• Versterk uw concurrentievermogen

2. Wat zijn de uitdagingen van complexe toeleveringsketens?

De toenemende complexiteit van de leveranciersmarkten en de meerlagige en transnationale toeleveringsketens vereisen een steeds grotere transparantie en een betere integratie tussen leverancier en bedrijf.

Hoe meer uw leveranciers wereldwijd actief zijn, hoe vaker er taal- en culturele hindernissen opduiken. Ook zijn er wettelijke, normatieve en klantspecifieke eisen die in acht moeten worden genomen en nageleefd. De juiste selectie, evaluatie en regelmatige kwalificatie van geschikte leveranciers is daarom van cruciaal belang voor economisch succes.

Leveranciersaudit met DQS

Hoe goed zijn uw externe leveranciers en welke rol spelen zij? De klantspecifieke leveranciersaudits van DQS brengen sterke en zwakke punten in de gehele toeleveringsketen aan het licht.

De volgende punten zijn onontbeerlijk voor de aanbestedende onderneming:

• Begeleid alle uitbestedingsmaatregelen intensief
• Bepaal relevante criteria en kengetallen
• Zet voortdurend verbeteringsprocessen in gang
• Evalueer de effectiviteit van de genomen maatregelen

3. Hoe gaat u te werk bij de leveranciersevaluatie?

Effectieve leveranciersevaluaties evalueren de algemene organisatorische en technische prestaties van individuele leveranciers - op basis van de huidige toestand en met verwijzing naar de doeltoestand. Dit omvat bijvoorbeeld

• Een beoordeling of evaluatie van de leveranciersrelatie,
• Een analyse van de zwakke punten en
• Een herziening van de leveranciersportefeuille, inclusief het op korte termijn ontlasten in geval van knelpunten in de middelen

Het is van belang de afzonderlijke criteria of een geschikte catalogus van criteria vast te stellen aan de hand waarvan de relevante leveranciers moeten worden geëvalueerd.

Het is ook zinvol een systematische aanpak van de risicobeoordeling te volgen. Ontwikkel een matrix die, rekening houdend met de leveringsfase die een leverancier in de keten inneemt, het bestaande risico aangeeft en een prioritering mogelijk maakt. De prioritering bepaalt uiteindelijk het soort actie en de verschillende methoden. Voor onmisbare leveranciers met hoge risico's is een audit ter plaatse bij het aanbestedende bedrijf zeker de beste keuze.

4. Wat zijn de voordelen van leveranciersevaluatie?

Een systematische evaluatie van de leveranciers biedt uw onderneming rechtszekerheid. Ze beperkt de risico's en zorgt voor een zichtbare kwalificatie ten opzichte van uw klanten. Bepaal een duidelijke doelstelling voor de evaluatie van uw leveranciers, definieer kwaliteitsdoelstellingen en verplichtingen voor uw externe leveranciers. Zo kunnen potentiële leveranciers worden vergeleken en geëvalueerd. Bestaande relaties met leveranciers kunnen op basis van de evaluatie verder worden ontwikkeld en geoptimaliseerd.

Leveranciersevaluatie vanuit een duurzaamheidsperspectief toont ook aan dat u gezonde en voortdurende verbeteringen aanbrengt in de waardecreatie van uw organisatie - en uw sociale en milieuverantwoordelijkheden nakomt.

5. Hoe kan een leveranciersbeoordeling met DQS eruit zien?

In onze (klantspecifieke) leveranciersaudits kijken we op een neutrale manier naar de stabiliteit en veerkracht van uw processen en interfaces. Wij analyseren de procesconsistentie en procescontinuïteit. Verder ondersteunen wij u bij de continue verbetering van uw interne processen op het gebied van leveranciersmanagement en optimaliseren wij samen met u uw risicomanagement om compliance-schendingen te beperken. Dit is met name van belang met het oog op de toekomstige Duitse en EU Supply Chain Act en Due Diligence Act.

Supply Chain Act: huidige status

In februari 2021 hebben de wetgevers in Berlijn en Brussel bijna gelijktijdig hun ideeën voor een Supply Chain Act of Due Diligence Act gepresenteerd. Deze moet de verdere ontwikkeling van de internationale mensenrechtensituatie dienen door eisen te stellen aan een verantwoord beheer van toeleveringsketens voor bepaalde ondernemingen. De ontwerpen zijn beschikbaar - lees er meer over in onze Blog.

6. Wat moet u ophelderen voor een duurzame leveranciersbeoordeling?

Bepaal samen hoe u te werk gaat en verduidelijk de volgende vragen:

• Waar zijn de relevante duurzaamheidseisen voor uw branche op gebaseerd?
• Waarom worden er MVO-eisen gesteld aan leveranciers?
• Wie stelt deze eisen en aan wie?
• Welke mogelijkheden bestaan er voor auditing en beoordeling - welke criteria worden als basis gebruikt?
• Hoe kan worden aangetoond dat aan de eisen wordt voldaan?
• Welke oplossingen zijn geschikt voor uw toeleveringsketen?
• Hoe kan een individueel duurzaamheidsprofiel worden bepaald?

Hoe ziet een criteriacatalogus voor leveranciersbeoordeling eruit?

Een (klantspecifieke) leveranciersaudit of de beoordeling van uw leveranciers aan de hand van duurzaamheidscriteria wordt idealiter voorafgegaan door een zogenaamde materialiteitsanalyse. Met behulp van deze methode kan uw bedrijf eerst zijn eigen duurzaamheidsprofiel bepalen en eventueel niet-relevante MVO-eisen buiten beschouwing laten. Met de analyse van de relevante criteria, de risico's en de reikwijdte van uw organisatie, kan een evaluatiematrix voor uw leveranciers worden afgeleid.

Er wordt gebruik gemaakt van een matrix met twee assen: op de ene as wordt de relevantie van een onderwerp voor de relevante belanghebbenden uitgezet; op de andere as de mogelijke effecten op (of door) het bedrijf. De positie van het onderwerp binnen de matrix geeft de materialiteit ervan aan.

Uit de analyse kunnen criteriacatalogi en concrete actiegebieden worden afgeleid - zowel voor uw bedrijf als voor uw partners in de toeleveringsketen. Idealiter hebben de resultaten van de materialiteitsanalyse hetzelfde effect als de gedragscodes die grote bedrijven niet alleen aan zichzelf maar ook aan hun leveranciers opleggen.

Leveranciersbeoordeling: een inleiding in acht stappen

Om een leveranciersbeoordeling vanuit CSR*-perspectief uit te voeren, moet uw bedrijf de onderstaande acht stappen kort doorlopen: van de materialiteitsanalyse, die uw duurzaamheidsprofiel blootlegt, tot de verdere ontwikkeling van uw leveranciers na de evaluatie van de resultaten.

*CSR: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

1. Bepaal relevante duurzaamheidsthema's

Het doel hier is om te achterhalen welke duurzaamheidsthema's daadwerkelijk relevant zijn voor uw bedrijf in de toeleveringsketen. De onderwerpen worden bekeken op mogelijke impact voor uw organisatie en op hun belang voor de relevante belanghebbende partijen (eventueel samen met hen). Als u het resultaat invoert in een matrix waarvan de assen overeenkomen met de twee standpunten, kunt u de materialiteit van een kwestie aflezen aan de positie ervan.

2. De gedragscode aanpassen

Uit de materialiteitsanalyse kan een gedragscode worden afgeleid of aangepast en ter aanvaarding aan de leverancier worden voorgelegd.

3. Identificeer en los interne conflicten van doelstellingen op

Het succes van een leveranciersaudit hangt niet in de laatste plaats af van het oplossen van interne conflicten van doelstellingen die kunnen bestaan, bijvoorbeeld tussen inkoop (economische belangen) en de afdeling die verantwoordelijk is voor de evaluatie van leveranciers vanuit CSR-perspectief. Over dergelijke conflicten moet overeenstemming worden bereikt met de medewerking van alle betrokken afdelingen.

4. Bepaal evaluatiecriteria

Een risicomatrix is geschikt om deze criteria te definiëren en te prioriteren, rekening houdend met alle stadia in de toeleveringsketen. De prioritering bepaalt het type maatregelen of instrumenten die geschikt zijn voor de leveranciersaudit.

5. Bepaal de verificatieprocedures

Zodra de leveranciers op basis van hun relevantie zijn ingedeeld, worden de audit- of verificatieprocedure en het voorwerp van de audit bepaald, waarbij rekening wordt gehouden met de resultaten van de risicomatrix. Een gedragscode, een zelfonthulling aan de onderneming of een zelfonthulling via een onlineportaal zijn geschikt als een audit op basis van documenten.

De beoordeling op basis van audits kan worden uitgevoerd volgens

• Sector-overschrijdende normen (IQNet SR 10, SA8000 enz.)
• Industrie oplossingen (SEDEX, TfS etc.)
• Een door de klant ontwikkelde lijst van vereisten, die de onderwerpen bevat die zijn geïdentificeerd op basis van de materialiteitsanalyse in een bedrijfsspecifieke CSR-risicobeoordeling

6. Overtuigen van leveranciers voor de gekozen verificatieprocedure

De succesvolle implementatie van maatregelen hangt af van het begrip van de leveranciers voor duurzaamheidskwesties, de machtsverhoudingen en het overeengekomen volume van de activiteiten. Daarom is het belangrijk een strategie voor samenwerking met de leveranciers te ontwikkelen en duidelijk de voordelen van samenwerking aan te tonen, niet in het minst om vragen te kunnen beantwoorden en bedenkingen weg te nemen.

7. Audit leveranciers

Het onderwerp van de audit zijn de duurzaamheidsthema's of MVO-normen die in stap 4 zijn gedefinieerd. De audit wordt uitgevoerd volgens de in stap 5 gedefinieerde methode. Afhankelijk van de intensiteit van de audit, kan deze het hele scala bestrijken, d.w.z. beoordeling van documenten, inspectie van de fabriek, interviews, enz. De audit moet tijdig worden uitgevoerd. In principe moet erop worden gelet dat de leverancier tijdig aan de gestelde eisen voldoet. Dit is vooral van belang indien de leverancier zelf actief moet worden voor een keuringsmethode.

8. Controle en evaluatie van de resultaten

De resultaten van de verificaties kunnen worden toegewezen aan aspecten zoals risico's, industrie, onderwerpen, benchmark/best practice, hot spots of landen. De evaluatie kan worden gebruikt om de leverancier(s) verder te ontwikkelen. Voor de evaluatie van de resultaten en een doeltreffende monitoring moeten de volgende aspecten in aanmerking worden genomen, of moeten acties worden ondernomen:

• Identificeer afwijkingen (non-conformiteiten)
• Besteed aandacht aan problemen in opkomende en ontwikkelingslanden
• Corrigerende maatregelen bepalen en begeleiden
• Ontwikkelen escalatieproces
• Ontwikkel leveranciers
• Meet vooruitgang, bespreek resultaten
• Gebruik kengetallen

Tip: wat ISO 9001 vereist voor de evaluatie van leveranciers

De internationaal erkende norm voor kwaliteitsmanagement vereist ook maatregelen voor de omgang met leveranciers. Hier volgt een selectie van die standaardhoofdstukken uit ISO 9001 die betrekking hebben op de onderwerpen externe leveranciers en leveranciersevaluatie:

• Inzicht in de organisatie en haar context (hfdst. 4.1)
• Inzicht in de eisen en verwachtingen van de betrokken partijen (hfdst. 4.2)
• Maatregelen voor het omgaan met risico's en kansen (hfdst. 6.1)
• Beheer van extern geleverde processen, producten en diensten (hfdst. 8.4 en bijlage A.8)
• Risicogebaseerd denken (Bijlage A.4)

Conclusie: leveranciersevaluatie onder duurzaamheidsaspecten

In het leveranciersmanagement wordt het duidelijk dat wetgeving als drijvende kracht steeds belangrijker wordt. Zij kenmerkt zich door een geleidelijke overgang op het gebied van duurzaamheid. De ontwikkeling gaat van "eiland"-regelgeving, zoals de rapportageverplichting over niet-financiële kengetallen, naar het systematisch behandelen van duurzaamheidskwesties, vooral met een focus op due diligence-verplichtingen.

Veel vrijwillige duurzaamheidsinitiatieven en hun criteria worden ook steeds meer vervangen door verplichte, controleerbare en afdwingbare voorschriften. Doelen zoals die van de Verenigde Naties die zijn opgenomen in de Sustainable Development Goals (SDG) hebben een sterk aanbevelend karakter. Industriegerelateerde initiatieven zoals Together for Sustainability (TfS) uit de chemische industrie of dataplatforms voor meer transparantie in duurzaamheidsverbintenissen (SEDEX) zijn daarentegen vaak verplicht voor leveranciers als gevolg van eisen van klanten.

DQS: wat wij voor u kunnen doen

Als internationaal erkend certificeerder voor managementsystemen en -processen voert DQS audits uit op meer dan 30.000 auditdagen per jaar. Ons werk begint waar auditchecklijsten eindigen: geloof ons op ons woord! Wij verheugen ons op een gesprek met u en laten u graag zien waarop de prestaties en de kwaliteit van onze audits zijn gebaseerd. Namelijk op

• Competente auditors met integriteit en branche-ervaring
• Op maat gemaakte oplossingen die passen bij uw organisatie en uw managementsysteem
• Gerichte identificatie van mogelijke zwakke punten en risico's
• Objectieve, begrijpelijke resultaten en substantiële besluitvormingshulpmiddelen
• Internationaal erkende certificaten met een hoge marktacceptatie
• De follow-up van audit/analyseresultaten, inclusief effectiviteitscontroles van genomen maatregelen
• Individuele ontwikkeling en creatie van criteriacatalogi en evaluatiesystemen