關於稽核你需要知道的事情
簡明扼要的重點解釋
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什麼是稽核？
從最廣泛的意義上來說，稽核是為了改善公司的組織而進行的客觀分析 -- 根據現場觀察、檢視、提問和對相關文件等的深入了解。稽核總是會拿一個目標和實際情況相比，一個目標和其達成進度的情況，因此，稽核提供了明確性。它們作為績效評估或診斷，以確定組織優勢和改善的潛力，並提供相關的變更和所導入措施的有效性的重要反饋。
在管理系統的稽核中， ISO 19011 指南具有權威性。在第 3.1 章中，它將稽核定義為「系統化的、獨立的和記錄留存的流程，用於獲取客觀證據並對其進行客觀評價，以確定符合稽核標準的程度」。
稽核一詞來自拉丁語 「audire」-- 傾聽或聽到。在「傾聽對話者」的意義上，傾聽是稽核員的一項基本任務，但絕不是唯一的任務。因為稽核員在稽核中會提出問題、觀察和分析，最終目的是查明和評估被稽核的組織是否或在多大程度上成功地實施了管理系統標準等所規定的規範和要求。為此，稽核員也會檢視流程的相互作用等。
我們提供的稽核服務共通特點是，由一個獨立的產業領域專家對您的公司的管理系統和流程進行審查。
DQS. Simply Leveraging Quality.
在 DQS，我們提供的稽核服務共通特點是由獨立的產業領域專家來檢視您的管理系統和流程。
為什麼稽核是有用的？
定期稽核為您的企業組織提供有關措施、流程是否有效、適當和符合規範和要求的資訊。此外，還可以鑑別改善的潛力和隱含的風險，記錄的結果為最高管理階層提供了控制措施的重要結果發現。
稽核的作用在於：
- 以增進企業整體商業營運價值的方式，進一步發展企業組織
- 獲得全面的目標和實際情況的比較
- 鑑別您公司的優勢和改善潛力
- 發現風險和錯誤並採取避免措施
- 為高階主管提供有根據的決策依據
- 發現公司管理系統的盲點和弱項
- 透過在市場經過驗證的工作方法和流程來學習
- 系統地、持續地進行
- 提供客觀的企業組織績效證據
有哪些類型的稽核？
首先，大方向區分為內部稽核和外部稽核。
內部稽核（也稱為自我稽核或第一方稽核）是由公司內部計劃的。通常，由受過專項訓練的員工，即內部稽核員，如品質管理代表來進行稽核。內部稽核也是公司自身管理系統的常規部分。
外部第三方的稽核可以由客戶（第二方稽核）或 DQS 等認可的驗證機構（第三方稽核）進行，接著公司可以決定它要看哪些面向。是關於某些標準，如管理系統稽核，還是關於某些流程、產品、創新或合規性主題？如果是關於供應商的問題，由客戶的品質代表進行第二方稽核或者和 DQS 這類型的第三方稽核合作都是可行的方式。
又或者，公司的目標是確定希望由驗證公司的外部稽核員對其管理系統進行全面的驗證稽核以獲取證書？或者也許是著重在部分的 Delta 稽核或差距分析？後續問題也包蘭將採用什麼形式的稽核：現場稽核還是遠端稽核等等。
ISO/IEC 17021-1:2015 - 符合性評估 (Conformity Assessment) - 對提供管理系統稽核和驗證的機構的要求 - 第 1 部分：詳細要求
該標準可從 ISO 網站取得。
稽核規劃包括稽核目標的定義、稽核範圍、稽核標準（要符合的要求）以及（如有必要）對管理系統有影響的重大變更。除了稽核目標外，這些定義是在與作為客戶的您密切協商後制定的。ISO 17021 為這些定義設定了明確要求，在稽核規劃期間必須考慮這些要求。
稽核規劃的一個重要部分是選擇稽核員團隊（稽核小組），並由指定的主導稽核員在其作為「稽核組長」的職位中分配角色。稽核員的選擇遵循 DQS 定義的流程，規劃包括稽核員的人數、他們的組成或能力（所需的技術專長）以及他們的明確任務。稽核規劃必須根據稽核目標、稽核範圍、稽核準則、預估的稽核持續時間和許多其他方面。
稽核規劃還包括由主導稽核員準備稽核計劃，其中包含稽核行為的實際資料。這包括要稽核哪些組織或職能部門和流程，何時、何地、多長時間以及由誰稽核，而稽核規劃在稽核開始前需要與客戶協調。
稽核時間 (audit time) 是什麼意思？
自 2015 年版的 ISO 17021 起，舊的術語稽核持續時間被稱為稽核時間。其定義為「計劃和完成對客戶組織的管理系統進行完整和有效的稽核所需的時間」。
作為一個國際核可的驗證機構，DQS 根據相關國際標準的要求來確定稽核時間，必須考慮到一系列的面向，例如：
- 稽核標準的要求
- 公司業務活動和管理系統的複雜度
- 員工數量
- 地點的規模、數量和位置
- 與產品、活動或流程相關的風險等。
稽核的方式 -- 現場稽核或遠端稽核，也會對稽核時間產生影響，必須加以考慮。
主任稽核員的工作是什麼？
主導稽核員的概念就是由驗證機構根據其特殊資格經歷，按照規定的程序而任命負責該職位的一位稽核員，負責正確執行稽核任務，即稽核規劃和稽核本身。如果是由數名稽核員組成的團隊進行稽核，他們作為稽核團隊中的領導人，其功能是組織、安排和指導稽核小組任務，他們還必須管理稽核計劃和稽核流程，包括時間管理。
主導稽核員通常主持起始會議，是客戶的主要聯絡人，他們與團隊成員交流訊息，定期評估稽核的進展，並告知客戶當前狀況。這可能包括例子像是：發現任何不符合項目或需要改變稽核的範圍，在這種情況下，稽核人員可能還需要思考解決意見分歧的辦法。
最後，主導稽核員與稽核團隊一起從稽核結果中得出結論，在結束會議上進行討論，並準備稽核報告。
什麼是稽核報告 (Audit Report)？
稽核報告是主導稽核員在稽核期間對稽核結果的書面總結。這包括根據稽核標準（即需要符合的要求），對稽核證據進行評估後得出的結論。外部驗證稽核的稽核報告是決定頒發證書的基礎。
稽核報告的重點是關於稽核標準符合程度的聲明，是否或哪些不符合項目被發現，以及這些不符合項目有多嚴重。在細節上，它涉及到對已發現的優點、缺點、風險和機會的記錄，但也涉及到是否有必要立即採取措施或進行後續稽核。稽核報告也是實施改善措施的基礎。還可能需要提供關於對以前稽核中發現的不符合項目的矯正措施的實施情況的訊息。此外，任何偏離稽核計劃的行為都必須被記錄下來。
稽核報告包含稽核的正式細節，如驗證機構的名稱和稽核小組的稽核員，還有公司的名稱和地址、日期、地點、稽核類型、稽核標準、稽核目標和範圍、稽核花費的時間等等。重要的是，稽核報告的內容一般是保密的，報告的所有權仍屬於驗證機構。
什麼是稽核觀察結果 (audit finding)？
稽核觀察結果是稽核小組在稽核期間對所獲得的資訊和證據進行分析後得出的相關結論，它們是稽核報告的一部分。稽核小組對稽核結果進行評估，得出適當的稽核結論，在外部驗證稽核中，這些結論對驗證決定具有決定性意義。在稽核的起始會議上，稽核人員必須解釋稽核結果分類的標準。
稽核結果紀錄會有檔案留存，其中包括對符合性（符合基本標準）的簡潔描述和對不符合項目的全面說明和分類，對企業組織來說，它的一個非常有用的好處是有針對性地對公司改善潛力進行點評。ISO 17021 標準中並沒有要求這樣做，但它被認為是有益的，這個程序是特殊專業能力的彰顯。然而，發現公司的改善潛力可能不包括解決方案，改善潛力可能不會被評估和記錄為不符合項目，反之，不符合項目不能視為改善潛力。
