Upravljanje kvalitetom u obrazovnim organizacijama s ISO 21001

Razvoj upravljanja kvalitetom u obrazovnim organizacijama

Pružatelji obrazovanja suočeni su sa oštrom konkurencijom. Ovo se više ne odnosi samo na organizacije u privatnom sektoru. Organizacije u javnom sektoru također se moraju suočiti s pritiskom konkurencije. Sa svojim fokusom na stvarne potrebe učenja ciljane skupine, razvoj odgovarajućih tečajeva i evaluaciju ishoda učenja, ISO 21001 je osnovni standard koji pruža dokaz kompetentnosti i kvalitete.

Na međunarodnoj razini, upravljanje kvalitetom u obrazovnom sektoru sada je dobilo značajan zamah. Norma ISO 29990 objavljena 2010. je povučena. Nastavak ove norme dolazi u dva oblika - dva su skupa pravila s različitim ciljevima:

Kao standard sustava upravljanja, ISO 21001 strukturiran je na isti način kao standard kvalitete ISO 9001, ali sa sadržajem specifičnim za industriju. Standard se posebno usredotočuje na dizajn obrazovnih procesa. Ovo se primjenjuje bez obzira na vrstu obrazovne organizacije, bilo da se radi o sveučilištu, pružatelju daljnjeg obrazovanja ili internom odjelu za edukacije.

Obrazovna organizacija koja želi istaknuti određeni proizvod, na primjer, može to certificirati u skladu s ISO 29993 bez uključivanja vlastitog sustava upravljanja. S druge strane, tvrtke s većim portfeljem proizvoda više će brinuti o otpornosti na krize i usklađivanju svog sustava upravljanja s ISO 21001.

Kojim obrazovnim organizacijama je ISO 21001 namijenjen?

Svi pružatelji usluga imaju jednaku korist od posebnog upravljanja kvalitetom u obrazovnom sektoru. Primjenom zahtjeva standarda sustavno se unapređuje kvaliteta obrazovnih usluga, održivo povećava konkurentnost, a učenici dobivaju transparentne usluge učenja. U Njemačkoj postoje privatni pružatelji usluga u svim obrazovnim sektorima koji mogu imati koristi od novog obrazovnog standarda. U principu, ovo se odnosi na sva područja:

• Konkurentne, nevladine obrazovne institucije
• Institucije za daljnje obrazovanje
• Interni odjeli za kontinuirano obrazovanje
• Fakulteti i sveučilišta
• Visoke strukovne škole
• Obrazovne akademije udruga i ustanova
• Škole, posebno samostalne škole
• Dječji vrtići

U budućnosti će dokazi o kvaliteti i certifikati biti od velike važnosti u obrazovnom sektoru, primjerice pri dodjeli javnih potpora ili u sklopu nastojanja EU-a da uskladi obrazovne sustave.

Koje su prednosti upravljanja kvalitetom u obrazovnim organizacijama?

Dosljedni procesi i alati za evaluaciju temeljeni na zahtjevima za sustav upravljanja obrazovanjem (EOMS) pomažu organizacijama da pokažu i povećaju djelotvornost i učinkovitost i postignu svoje organizacijske ciljeve.

EOMS ...

• vodi do personaliziranijeg učenja i učinkovitijeg angažmana sa svim učenicima, na primjer učenicima s posebnim obrazovnim potrebama ili onima koji uče na daljinu,
• proširuje sudjelovanje zainteresiranih strana i poboljšava motivaciju i predanost zaposlenika,
• može staviti veći naglasak na uključenost osoblja i profesionalizaciju u razvoju kvalitete,
• poboljšava upravljanje rizikom kroz održive prakse,
• štedi troškove odgovornijim i učinkovitijim korištenjem resursa.

Obrazovna organizacija može uskladiti regionalne, nacionalne, opće i privatne standarde u međunarodnom okviru, promičući izvrsnost i inovativnost.

EOMS je osnova za sve potrebne strateške odluke i procese, čime se osigurava ispunjenje potreba, zahtjeva i ciljeva učenika i drugih korisnika. U isto vrijeme, interakcija između zainteresiranih strana i obrazovne organizacije se podiže na razinu koja je korisna za sve koji su uključeni.

Otpornost na krize kroz integrirani sustav upravljanja obrazovanjem

Sustav upravljanja kvalitetom koji se prakticira na svim razinama obrazovne tvrtke pokazao se kao čvrst temelj, posebno u kriznim vremenima, kao što je pandemija koronavirusa. Za to postoji razlog, jer se implicira razmišljanje temeljeno na riziku i djelovanje, koje se odražava na sve procese. To čini organizaciju daleko manje osjetljivom na iznenadne unutarnje ili vanjske izazove.

Primjer poslovnih pružatelja daljnjeg obrazovanja, ali i sveučilišta, pokazuje da je uz aktivno upravljanje kvalitetom u obrazovnom sektoru moguće čak i krizne situacije pretvoriti u uspjehe:

• Dosljednim fokusiranjem na pojedinačne (temeljne) procese, promjene se mogu napraviti fleksibilno. Opremljeni ste za plan B ili C. Na primjer, postupak pokušaja i pogreške može vam pomoći da brzo pronađete pravi put i tako napredujete.
• Formati su prilagođeni i rad s učenicima se nastavlja tamo gdje je stao - na primjer, u digitalnom obliku u kućnom uredu. U isto vrijeme, ojačana je inovativna snaga organizacije i novosti se mogu lakše implementirati - korak po korak.

Uz EOMS temeljen na ISO 21001, obrazovna organizacija postaje znatno otpornija na krize. Važan preduvjet je spremnost uprave da vidi sebe kao dio cjelokupnog procesa i djeluje kao uzor.

Koje su glavne razlike između ISO 21001 i ISO 9001?

Mnoge obrazovne organizacije imaju svoje upravljanje kvalitetom certificirano u skladu s ISO 9001. Međutim, standard – koliko god bio važan za certifikaciju sustava upravljanja – često dovodi do zabune i poteškoća u fazi implementacije u obrazovnim organizacijama. Međunarodni standard koristi opću terminologiju koja često dovodi do zabune u obrazovnoj praksi.

Uz ISO 21001, sada postoji standard za obrazovni sektor koji se fokusira na temeljne procese učenja i odnosa s učenicima i učiteljima. Integrirani pristup upravljanju uzima u obzir činjenicu da je učenik kao (krajnji) kupac u središtu uslužnog procesa te da neprestano utječe na njega i mijenja ga. Za razliku od ostalih standarda sustava upravljanja, ovdje "ljudski faktor" igra središnju ulogu - bez obzira na to radi li se o učeniku, predavaču, administratoru ili vanjskoj strani.

Ključna prednost ISO 21001 je njegova usklađenost s drugim ISO standardima sustava upravljanja. Kao i oni, ima tzv "Strukturu visoke razine" (High Level Structure - HLS). HLS je razvila ISO organizacija 2012. godine kako bi stvorila jedinstveni strukturni standard za sve buduće standarde sustava upravljanja koji podržavaju integrirani sustav upravljanja. Pojam HLS zamijenjen je pojmom "Harmonizirana struktura" (HS) 2021. godine.

Standard slijedi sveobuhvatnu strukturu HS-a, s odjeljcima 4 do 10 (kontekst organizacije, vodstvo, planiranje, podrška, rad, procjena učinka i poboljšanje) koji predstavljaju zahtjeve za upravljanje kvalitetom u obrazovanju. Stoga se primjenjuje na sve elemente organizacije koji su međusobno povezani ili koji međusobno djeluju kako bi se uspostavile politike i ciljevi te procesi za postizanje tih ciljeva.

Upravljanje rizicima u odgojno-obrazovnom procesu

Za funkcionalan, procesno orijentiran sustav upravljanja potrebno je projektirati rad na zadovoljstvo svih uključenih i dugoročno ga jamčiti. To uključuje razmatranje mogućih rizika i prilika koje se mogu pojaviti u ostvarivanju postavljenih ciljeva (poglavlje 6.1). Temeljne komponente funkcionalnog sustava upravljanja rizikom uključuju, na primjer

• Identifikacija i procjena rizika i kontrola
• Dokumentacija rizika u registru rizika (ili ekvivalentu)
• Provedba mjera i tretmana za upravljanje identificiranim rizicima
• Praćenje rizika, uključujući redoviti pregled strateškog plana i registara rizika
• Izvještavanje o rizicima

U prvom koraku, procjena rizika može se provesti prema dvije kategorije

• Utjecaj/opseg rizika i
• Vjerojatnost pojave rizika

Preventivne mjere, kao što je edukacija za uključene, promjene u tijeku procesa i prilagodba odgovornosti osoblja, mogu se zabilježiti u procjeni rizika, barem za kritična područja i područja sklona pogreškama, i pregledavati u redovitim intervalima. Matrica rizika je koristan alat za procjenu tih procesa i njihovo praćenje.

Stalno poboljšanje je ključ uspjeha

Sve veća važnost održivog djelovanja i transformacije učenja zbog digitalnih formata poučavanja i učenja zahtijeva stalnu otvorenost za inovacije i sposobnost brzog reagiranja. To također znači kontinuirano poboljšanje učinka i učinkovitosti EOMS-a, jer promjena je sastavni dio DNK kontinuiranog obrazovanja. Dužnost brige prema učenicima i drugim zainteresiranim stranama mora stoga prolaziti stalan proces prilagodbe i poboljšanja.

Stalno poboljšanje je stalan, dugoročan pristup poboljšanju procesa, proizvoda i usluga. Između ostalog, to uključuje pronalaženje slabih točaka te razvoj i implementaciju rješenja unutar postojećih procesa. Proces poboljšanja je postupan i uspješan je kada kontinuirano poboljšanje postane "uobičajeno poslovanje" za sve zaposlenike.

Promijene li se potrebe ciljnih skupina, na tržištu će moći opstati one organizacije koje su u mogućnosti cjelovito prilagoditi svoje nastavne formate, strukture i sadržaje u najkraćem mogućem roku. Iznenadne promjene, kao što je prelazak na digitalne formate učenja, mogu se apsorbirati ako je organizacija već stvorila prostor za eksperimentiranje i inovacije u svojoj strukturi.

Temelj poboljšanja baziranog na dokazima

Na temelju analiza i stvaranja ideja, strategija poboljšanja utemeljena na dokazima definira jasne korake s mjerljivim ciljevima, zadacima i mjerenjima. Planovi poboljšanja trebali bi dati odgovore na sljedeća pitanja:

• Kako se mogu riješiti izazovi identificirani u analizi potreba?
• Koja mjerila postoje koja sugeriraju optimizaciju KPI-ja?
• Koji su pokazatelji i dokazi dostupni za određivanje prioriteta određene strategije za poboljšanje?
• Koji su resursi potrebni za provedbu strategije, na primjer strateški sastavljeni timovi (po funkciji i stručnosti), vremenski okviri za sastanke tima, potrebna obuka, baze podataka, IT podrška i proračun?
• Koje specifikacije treba napraviti s obzirom na pravce djelovanja, odgovornost procesa i potrebne kompetencije?
• Kako se izvješćuje o napretku (odgovarajuća komunikacija i dokumentiranje ključnih točaka)?

Zašto je ISO 21001 certifikat logičan izbor?

Certifikacija osigurava vjerodostojnost sustava upravljanja obrazovnom organizacijom (EOMS), osigurava bolju usklađenost ciljeva i aktivnosti s politikom kvalitete te omogućuje organizaciji da ojača svoju društvenu odgovornost pružanjem uključivog i pravednog kvalitetnog obrazovanja za sve.

Provođenje i aktivno oblikovanje sustava upravljanja je stvarno i neophodno postignuće organizacije. Neovisna certifikacija sustava upravljanja kvalitetom priznat je dokaz kompetentnosti i kvalitete relevantnim javnim dionicima.

DQS je priznat i cijenjen partner za ocjenjivanje i certifikaciju za obrazovne organizacije dugi niz godina. Razgovarajte s nama o tome kako možete aktivno oblikovati izazove i promjene u svojoj industriji uvođenjem ISO 21001 i odgovarajuće certifikacije.

Upravljanje kvalitetom u obrazovnim organizacijama - zaključak

Novi ISO 21001 daje smjernice za zajednički alat za upravljanje organizacijama koje nude obrazovne proizvode i usluge i žele zadovoljiti potrebe i zahtjeve učenika i drugih zainteresiranih strana. Također se uzimaju u obzir ciljne skupine (učenici i drugi korisnici) s posebnim potrebama.

Za razliku od standarda ISO 29993 koji se odnosi na proizvod, ISO 21001 slijedi Harmoniziranu strukturu (HS), zajedničku osnovnu strukturu modernih ISO standarda sustava upravljanja. Međunarodni standard na tržištu je od 2018. godine i stekao je izvanrednu reputaciju kao globalno priznata održiva osnova za upravljanje obrazovanjem. Nudi novu perspektivu za pozicioniranje na tržištu obrazovanja i uključivanje u međunarodne trendove.

Stručnost i povjerenje

Imajte na umu: naše članke, vodiče za audite i druge sadržaje napisali su isključivo naši interni stručnjaci za sustave upravljanja i dugogodišnji auditori. Ako imate pitanja za naše autore o sadržaju, molimo kontaktirajte nas. Radujemo se razgovoru s vama.