Kế hoạch hành động IFS: Hướng dẫn hữu ích

Bạn đã nhận được một kế hoạch hành động từ chuyên gia và không biết chính xác phải tiến hành như thế nào? Trước hết: Đừng căng thẳng - những sai lệch thường gặp trong các cuộc đánh giá IFS và thường có thể được giải quyết nhanh chóng. Bước tiếp theo: đọc hướng dẫn hữu ích của chúng tôi và tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết ngay bây giờ.

Thời gian đánh giá đã kết thúc. Bây giờ, bạn sẽ sớm nhận được một kế hoạch hành động sơ bộ ở định dạng .xls, mà chuyên gia của bạn sẽ gửi cho bạn qua e-mail. Bây giờ bạn nên nhập các sửa chữa và các hành động khắc phục cho mỗi sai lệch hoặc không phù hợp, có đính kèm thời hạn khắc phục nhất định, người chịu trách nhiệm và tình trạng thực hiện.

Xin lưu ý rằng tất cả các sửa chữa và hành động sửa chữa cũng phải được dịch sang tiếng Anh.

Sự khác biệt giữa sự khắc phục và một hành động khắc phục là gì?

Sự khắc phục là một hành động nhằm loại bỏ sự sai lệch và / hoặc sự không phù hợp đã được xác định trong thời gian ngắn hạn. Một hành động khắc phục đi sâu hơn và nhằm mục đích loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của sự sai lệch và / hoặc sự không phù hợp đã được xác định. Vì vậy, trong khi một sự khắc phục có tác dụng ngắn hạn, thì một hành động khắc phục có tác dụng lâu dài.

Bạn sẽ có bao nhiêu thời gian cho Hành động khắc phục hoặc Kế hoạch hành động khắc phục?

Khi bạn nhận được kế hoạch hành động khắc phục sơ bộ, bạn có tối đa 4 tuần để gửi lại kế hoạch đã hoàn chỉnh cho chuyên gia dưới dạng tệp .cls và gửi bằng chứng về việc thực hiện.

Thực hiện các chỉnh sửa

Việc sửa chữa cần được thực hiện càng sớm càng tốt. IFS quy định rằng chậm nhất là trong vòng bốn tuần kể từ khi nhận được kế hoạch hành động sơ bộ, bằng chứng về việc thực hiện phải được đầy đủ và nộp đúng cách cho tổ chức chứng nhận. Nếu thời hạn này không được đáp ứng, công ty phải trải qua một cuộc đánh giá ban đầu hoặc chứng nhận lại IFS đầy đủ.

IFS cũng đưa ra thời hạn chặt chẽ để các tổ chức chứng nhận hoàn thành quy trình. Do đó, điều quan trọng là bạn phải gửi cho đánh giá viên của mình bằng chứng về việc thực hiện chậm nhất sau ba tuần để có thể tiến hành mọi công việc theo dõi cần thiết. Điều này sẽ đảm bảo rằng thời hạn bốn tuần không bị vượt quá.

Những điều bạn cần biết về bằng chứng thực hiện các biện pháp khắc phục:

Bằng chứng về việc thực hiện các khắc phục phải được hỗ trợ bằng việc thực hiện các khắc phục đó trên thực tế, đó là cách duy nhất mà chuyên gia có thể phê duyệt kế hoạch hành động. Bằng chứng có thể được cung cấp với ví dụ: ảnh hoặc tài liệu được quét, tùy thuộc vào loại sai lệch.

Vui lòng chèn các bức ảnh về bằng chứng vào tệp .doc, cùng với phần giải thích, nội dung chỉnh sửa nào đã được thực hiện trong ảnh tương ứng. Hãy lưu nó dưới dạng .pdf. Xin lưu ý rằng bạn không gửi ảnh ở kích thước gốc. Độ phân giải 75 dpi thường là đủ.

Để đảm bảo rằng bằng chứng có thể được chỉ định chính xác và nhanh chóng, vui lòng đặt tên tệp như sau: NameCompany_Correction_Statement của (các) điểm yêu cầu IFS, ví dụ: SampleCompany_Correction_IFS_2-2-1.

Hãy đảm bảo luôn tóm tắt những sai lệch trên mỗi thước đo, không kết hợp tất cả những sai lệch vào một tệp.

Thực hiện các hành động khắc phục

Việc thực hiện các hành động khắc phục thành công và bền vững có thể mất hơn bốn tuần. Vui lòng cung cấp lý do giải thích thỏa đáng trong bảng tính .xls về lý do bạn cần thêm thời gian để triển khai và lưu ý rằng lý do giải thích này cũng phải được dịch sang tiếng Anh. Chậm nhất là trước đợt đánh giá giám sát IFS tiếp theo, việc thực hiện các hành động khắc phục phải được thực hiện.

Tác giả

Constanze Illner

Constanze Illner (cô ấy) là Cán bộ Nghiên cứu và Truyền thông trong lĩnh vực bền vững và an toàn thực phẩm. Ở vị trí này, cô ấy theo dõi tất cả những phát triển quan trọng và thông báo cho nhóm khách hàng của chúng tôi trong một bản tin hàng tháng. Cô cũng điều hành hội nghị Sustainability Heroes hàng năm.